【仕事のミス対策】ミスが発生しない仕事の進め方

仕事のミスに一利なし。
一度ミスが発生すると、リカバリーに追われ、他の仕事を圧迫する。
それぞれ手薄になったしまった仕事には、次なるミス発生の可能性を高める。

しかし現実問題として、我々が人間である以上「ミス」は起きてしまうもの。
だが、減らす努力は必要だし、少なくとも重大なミスを抑えることはできる。

それでは、ミスはどのようにして起きるのか。
そして、ミスが発生しない仕事の進め方とはどのようなものか、解説しよう。

 

仕事のミスの原因は「気の緩み」ではない

それぞれの会社で、ミス防止策がとられている。
手続きの中に上司のチェックを入れたり、各個人でチェック表を記入したり、ダブルチェックやトリプルチェックなど、様々な対策が行われている。

しかし、それでもミスが発生してしまう。
これほど現代の技術が発達し、ミスが起きないように各業界で知恵を絞り、全員が危機意識を持っているにもかかわらず、ミスが無くならない。
これは一体なぜなのだろうか。

ミス犯した者は気が緩んでいたのだろうか。危機意識が足りなかったのだろうか。
それとも社会人としての自覚が足りなかったのだろうか。

真実は、むしろ逆である。
誰よりも仕事に真剣に取り組み、真面目に努力をしているからこそミスが発生してしまうのだ。

 

仕事のミス発生のプロセス

仮に、今日一日の仕事が「小学生向けのさんすうドリル50問」だったとしたら、きっと誰もミスしない。
内容が簡単で時間もたっぷりあるから、計算間違いが起きにくい上に計算ミスの確認をする時間もある。
何しろ精神的な余裕がある。問題(仕事)が単純で簡単だからだ。

 

ミスの発生源は、認識の隙間

ところが、我々の仕事は、さんすうドリルよりもはるかに複雑で確認事項も多い。
これを様々なプレッシャーや制約の中でこなさなければならない。
そして、このストレスが多いほど、ミスが発生しやすい。

我々の仕事は多岐に渡り、これらすべてに神経をとがらせることはできない。
一分一秒、すべての仕事に集中することなど、人間には不可能なのだ。
だから、人間は意識的にも無意識的にも、神経を集中するべき仕事とその瞬間を選んでいる。
ミスは、この時に作り出された認識の隙間から発生する。

 

仕事のミス発生のプロセス

仕事では頭を使うし気も使う。
だから時間の経過とともに脳の疲労が蓄積されていく。
こうして疲労がたまってくると脳の働きは変質し、モチベーションや集中力、判断力と言ったものが落ちていく。

脳も疲れるのである。そして自動的に活動エネルギーをセーブしようとする。
つまり、脳が、楽になろうとする。
その結果、それまでミスを発生させないように努めていた意識が薄れ、楽観論が支配的になる。
「大丈夫だろう」という思いが出てきたり、「明日でいいや」と投げやりになる。

実際に大丈夫だったり、なんとかなったりするものなのだが、こうして見過ごされた状況がいくつも重なってしまうと、ついにミスが発生してしまう。

このように、意識的にはいつも通り気を付けているつもりでも、ストレスの蓄積による意識の変化が、いつも通りのパフォーマンスを発揮させなくさせてしまう。
これがミスの本質である。

ということは、ミスを発生させないためには、ストレスを抱えないような仕事の取り組み方が重要になる。

 

仕事のミス対策 ミスが発生しない仕事の進め方

まず、仕事のミス対策は、単純に危機意識を高めればいいわけではない。
むしろ仕事のミス発生に対する強迫観念が強くなるほど、ストレスになって逆にミスを引き起こす要因になる。

前述のように、ミスは脳の疲労によって引き起こされることを理解し、疲労とうまく付き合いながら仕事を進めることが重要である。

 

休憩をはさむ

仕事の合間に短時間の休憩を設けよう。5分でも数秒でも構わない。
とにかく集中しっぱなしではなく、脳が思考を休めることができる時間を作ること。

この休憩はたとえ短時間だとしても、効果が高い。驚くほどリフレッシュする。
そして、落ち気味の集中力を回復させ、ミス防止に役立つ。

トイレ休憩や移動時間なども活用し、頭を休める習慣を身に付け、脳の疲労蓄積による集中力低下を予防しよう。

 

仕事のハードルを下げる

仕事をする人の中には、真面目を通り越して、強迫観念に突き動かされて仕事をしている人がいる。
「完璧にやらなきゃ」とか「もっともっと頑張らなきゃ」などと、決死の覚悟で仕事に臨む。
仕事に必死なのは結構なのだが、過剰なストレスはミスを発生させやすいので注意。

この場合は、目指すべき仕事のレベルをもう少し下げ、合格最低点を目指すようにしよう。
最低限この仕事だけやる。最低限の完成度にとどめておく。
こうした意識に変えることで、かなり精神的なプレッシャーが軽減できるはずである。
そして、このストレス軽減が仕事のミス発生の可能性をグッと抑えるのである。

 

帰ってしまう

現実的には、仕事は処理しきれないほど舞い込んでくる。時々刻々期限が迫ってくる。
そんな中、疲労もピークを迎える。頭もパニック寸前。ヤバい。ミスるかもしれない。

こんな時は、サッサと帰ることが望ましい。
帰宅して、しっかり寝て、翌日リフレッシュした頭と体でその仕事に取り組んだ方が、ミスの発生確率をガクッと下げることができる。

たいていの重大なミスは、疲労が蓄積した残業時間帯での見落としが原因である。
そして、重大なミスを犯した後はもっと大変なことになる。
関係者への報告、なぜなぜ分析に再発防止策の立案、そしてまた報告会。

こんな大変な事態を避けるためにも、仕事の効率が落ちてきたな、集中力が切れてきたな、と思ったら、最低限の仕事だけして残りは明日に回そう。
これが結果的に見てよほど効率的な仕事の仕方だったりするのである。

 

ミスのリカバーの方が大事

実は、仕事でミスを予防することよりもミスをリカバーする方が社会人に求められるスキルとしては重要である。

前述のように、人間である以上必ずミスを犯す。
それは優秀な人も、そうでない人も同じ。
だから、ミスを小さいものに抑えて、かつ素早い対応が望ましい。
そして、優秀な人ほどこれを実践できている。
彼らの仕事のミスはいずれも軽微で、対応も難しいものではない。

彼らのミスが小さいのは、運がよかったからではない。
ミスを小さいものに抑えることができる習慣が身に付いている。
その習慣こそ、前述の「仕事のミス対策」というわけである。

 

まとめ

人間の脳の処理能力には限界がある。
誰一人として朝から晩まで集中しきることはできない。
我々は、仕事をその限界の中で集中力をうまく活用しなければならない。
つまり、仕事には選択と集中、そして集中力の抜きどころを見極めなければならない。

例えば、F1レースは1レース約90分ある。
たとえ90分しかなくても、この中で集中力を発揮する瞬間と休む瞬間を使い分けている。
そしてこのやりくりがうまい者が勝つ。そうでない者はミスしてリタイアする。

仕事も同じである。
上手く集中力を抜き、ストレスや疲労が蓄積することを避け、集中するべき時に集中すれば、大きなミスの発生を避けることができる。

我々は仕事をする上で、ミスと疲労を避けることができない。
大切なのは自分の疲労具合と仕事の質を見極める力なのである。

 

・仕事のミスが多い理由と対策とは

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