仕事の効率を上げる4つの方法

年々、私たちの労働環境は悪化している。

サービスの向上、高付加価値の創出の名のもとに仕事の量は増加、納期も前倒し。
さらに、コストカットや残業規制とあいまって、目標達成の難易度は増すばかり。

私たちには、限られた時間とエネルギーを効率的に活用する知恵が必要だ。

経済成長とサービスが飽和した現代、仕事に必要なのは気合や根性ではない。
効率に特化した新しい働き方なのである。

 

仕事がどんどん増えていく!

私たちの仕事量は増加傾向にあり、社員の健康被害は深刻化、社会問題となっている。
この増え続ける仕事量増加の原因は、社会的要因が大きい。

社会を動かすのは、消費者である。
消費者は、常により良い商品やサービスをより低価格で求める。
まさか去年と同じ商品(サービス)を、今年同じ価格で買おう(利用しよう)とは思わない。

各企業はこうしたニーズに応えようと努力する。が、そこで働くのは私たちだ。
つまり、仕事を増やしている張本人は、消費者でもある私たち自身なのである。

しかし、仕事量が増える要因は、こうした社会的背景によるものだけではない。
問題なのは、消費者のニーズが高まり続けているにもかかわらず、いつまでも旧来の精神論で仕事に取り組む姿勢である。

私たちは仕事に対する見方、考え方を見直さなければならない。
この難局を乗り越えるのは、やる気でも信念でも情熱でもない。

時間とエネルギーの配分を最適化した効率重視の働き方こそ、私たちに求められているのである。

 

仕事が増えるメカニズム

どんなに一生懸命がんばっても、どんどん仕事が増えていく。
この謎の現象を解くためには、私たちの無意識レベルにまで掘り下げなければならない。

 

仕事が増える理由

仕事を効率的にさばいていくためには、優先度の高い順に取りかかるのが原則である。

もちろん、仕事を取り巻く状況は複雑かつ流動的であるため、優先順位が入れ替わるケースもある。
だが、それが常態化しているようでは、その対応は臨機応変というより自己都合を疑うべきである。

私たちが何かを判断する時、様々な判断材料から論理的・総合的に結論を導く。
と、思いがちだ。ところが実際は、先に結論を下してからそれを正当化する材料を探す、という逆のプロセスが無意識に行われている。

仕事の場合、先に出される結論とは「苦手な仕事の先送り」である。
理由はなんだっていい。何かそれらしいものがあれば、堂々と優先順位を入れ替えてしまう。

ここで問題なのは、この逆転する判断のプロセスが無意識に行われているため、優先順位を入れ替えることに正当性を感じていることだ。
こうして、苦手な仕事だけが未処理のまま溜まっていくのである。

 

仕事を効率的にこなすには

どんな事情があろうと、優先順位と自己都合を混同させてはいけない。
しかし、それを考えるよりも早く、無意識のうちに苦手な仕事の先送りを決定してしまう。

このロジックを打開するためには、あらかじめ苦手な仕事に対する心理的負担を軽くしてしまえばいい。
つまり、「苦手だ、面倒だ」と感じる仕事を、「簡単だ、できそうだ」と思えればいいのである。
そうすれば、無意識が勝手に優先順位を入れ替えることを防ぐことができる。

仕事が増える根本的な原因は、苦手な仕事に対する抵抗感。
これさえ除去できれば、優先順位が狂うことは無くなるのである。

 

仕事の効率を上げる4つの方法

仕事を効率的にこなすには、優先順位を厳守することが重要だ。
それでは、仕事の優先順位を守りやすくなるテクニックを紹介しよう。

 

過去の事例を参考にする

私たちの仕事は、いつも新しいことへの挑戦だ。
しかし、全く新しいやり方をゼロから始めることは、恐ろしく時間とエネルギーを消耗する。

そこで、過去の事例に学ぼう。
仕事の進め方がわからない時、仕事に詰まった時は、過去に似た事例を参考にし、その方法やアイデアなどを参考にしよう。
これで時間とエネルギーをだいぶ節約できる。

さらに過去の事例にならうことは、意外なメリットがある。
過去に実績があるということは、それ自体が信用を生むため、関係者の協力を仰ぐ際に強力な説得材料となってくれる。

これで交渉や依頼がスムーズに進むことが期待できる。
このように過去の実績は、自分だけでなく関係者が抱く不安までをも取り除いてくれるのである。

忙しい私たちには、ゆっくり考える時間もじっくり交渉する時間もない。
それ何とかしようと多大な努力を費やすよりも、先人たちが残した遺産を大いに活用することの方がずっと効率的である。

 

合格点を目指す

私たちの仕事は、納期までにどれだけ完成度を上げられるかの勝負である。
しかし、完成度にこだわりすぎると限られた時間とエネルギーを浪費することになる。

そこで、目標の完成度を「合格最低点」に定めよう。
この目標の下方修正が、最小の努力で最大の効果を引き出すのである。

仕事の現場では、できるだけたくさんの仕事を期限内に収めることが重要だ。
目指すべきは仕事の完成度よりも、約束を守った数なのである。

これからは可能な限り時間とエネルギーをセーブし、残りを次の仕事にどんどん回していこう。
これで仕事ははかどり、あなたの評価も信用も上がっていくだろう。

もし、完成度が低いことに対する指摘があったとしても、気にすることはない。
それはむしろ、勝者への誉め言葉として受け止めておこう。

 

午前中に着手する

私たちは一日中、一定のパフォーマンスを発揮できるわけではない。
時間の経過とともに脳が疲労し、モチベーション、集中力、判断力、注意力が落ちていく。

これは効率が落ちていくことを示しているだけでなく、ミスの発生率が上がることも意味する。
ミスが発生すれば、そのリカバリーのためにさらに時間とエネルギーを消費することになる。

そこで、難しい仕事を午前中に集中させよう。
私たちが最もパワフルに活動できる時間帯に、苦手な仕事やリスクのある判断など、困難を感じる仕事を集中させるのである。

また、相手からYESを引き出しやすいのも午前中だ。
難しい交渉や面倒な依頼は、午前中に仕掛けるのが良いだろう。

私たちはいつか疲れる。そして、疲れは仕事を停滞させる。
この時、私たちは気合を入れなおしたり、慎重に仕事を進めることでパフォーマンスの維持を図る。

しかし、このように疲れを無視して強引に仕事を進めるよりも、疲れの存在を認め、その特性に合わせた時間とエネルギーの配分をスケジュールに組み込む方が賢いやり方である。

 

受け取らない

真面目な人の中には、仕事を断れず受け取りすぎている場合がある。
しかし、あなたに仕事を押し付けようとする悪魔のささやきに耳を傾けてはいけない。

これからは、依頼が来た仕事は、まず断ろう。
仕事を受け取るべきかどうかは、そのあとの議論で決まる。あなたが決めることではない。

断る理由など何でもいい。
時間がない、人手が足りない、実績がない、リスクが大きい、効果に期待できない、責任が取れない…。
とにかく拒絶の意志があるというポーズを周囲に知らせることが重要だ。

責任感や向上心が強すぎる人は、他人の仕事や責任まで受け取りがちだ。
その人間性は評価できるが、その真面目さは仕事の現場ではむしろ足かせとなりかねない。

どんなに仕事を効率よく回しても、無駄な仕事を増やしていては意味がない。
仕事をこなす上で最も重要なのは優先順位を守ることだ。その優先度の高い仕事に時間とエネルギーを集中させる環境を維持することも重要である。

 

まとめ

大量の仕事が一気に片付く魔法のようなテクニックなど存在しない。
効率化の行きつくところは、結局、当たり前のことを当たり前にやるだけである。
しかし、当たり前のことを当たり前にやることが実は一番難しい。

仕事の効率化で最も重要なのは、優先順位を守ること。
それを可能にするのが、特定の仕事に対して抱く苦手意識の緩和である。

今後も消費者が私たちに求めるニーズは高まる一方である。
そんな厳しい時代を生き抜く働き方とは、気合や根性で無理矢理モチベーションを上げることではなく、人間の心理に即した無理のない仕事との向き合い方なのである。

 

最後に

以上、仕事の効率を上げる4つの方法をご紹介しました。

しかし、どんなに努力を尽くしても、状況に改善がみられない場合があるかもしれません。
それはあなたの努力が足りないのではなく、そもそも仕事との相性が良くない可能性があります。

私たちには個性があります。個人によって得意分野と不得意分野が異なります。
その個性と仕事に求められるスキルがマッチしていなければ、努力が成果につながりにくいのは当然起こりえることなのです。

かつての日本では、努力さえしていれば誰でも評価されていました。
その理由は、パソコンや通信手段が今ほど普及、高機能化していないために、単純な作業が労働に多く含まれていたからです。

しかし、現代は単純な作業はもちろん、多少の複雑な作業ならパソコンが処理してくれます。
人間はそれ以外の複雑な仕事を処理しなければならず、かつてないほど仕事と正面から向き合わざるを得なくなったのです。

もし、今の仕事と自分の個性とのマッチングに疑問を感じるなら、下記の記事を参考にしてみてください。
何か、新しい気づきに出会えるかもしれません。

>>(参考)適性検査のススメ

努力は全てを可能にするわけではありません。
努力が報われるのは、運よく自分にマッチした環境を手に入れた人だけです。

あらゆる努力を尽くし、それでも仕事を効率的にこなすことが困難なのであれば、仕事の適性を疑うこともあっていいのではないでしょうか。

 

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